Vous découvrez des doublons et personne ne sait qui a passé la dernière commande.
Ce qui mérite votre attention
Quand le gérant, le responsable de laboratoire et un salarié commandent chacun de leur côté, le stock peut augmenter sans décision claire. Les doublons coûtent de l’argent et compliquent les échanges avec le cabinet. Une règle commune doit rendre visibles les commandes déjà passées et celles encore envisagées.
Les informations à réunir
Rassemblez les canaux utilisés : téléphone, messages, portail fournisseur ou carnet. Notez qui commande chaque famille, à quelle fréquence et avec quelle validation. Identifiez les situations où une absence ou un changement de service laisse l’équipe sans information sur les quantités attendues.
La décision à préparer
Adoptez un tableau partagé très simple : fournisseur, produits, quantités, date attendue et nom du responsable. Définissez un circuit pour les commandes inhabituelles. À réception, clôturez la ligne et conservez le bon correspondant pour éviter qu’un achat soit commandé une seconde fois faute de visibilité.
Exemple pour votre boutique
Le responsable de laboratoire commande par téléphone avant son jour de repos. Le lendemain, le gérant ne voit aucun message et commande à nouveau la même famille de produits. Vous mettez en place une liste des commandes ouvertes accessible aux personnes concernées. Chaque demande reçoit une date attendue et le nom de son responsable, puis est clôturée à réception. La prochaine absence ne repose plus sur une transmission orale incertaine. Les achats inhabituels restent soumis à la validation que vous avez définie ensemble.
Votre prochaine étape
- Responsables de commande
- Commandes en cours
- Dates de livraison
- Validation des achats inhabituels
Exemples pédagogiques, sans résultat garanti. Les décisions comptables, fiscales, sociales ou juridiques doivent être vérifiées sur votre dossier avec le professionnel compétent.