Vous payez une facture sans avoir le temps de vérifier si tout a été reçu.
Ce qui mérite votre attention
Les différences de poids, de référence ou de prix se perdent facilement entre la réception au laboratoire et l’arrivée de la facture. Une petite anomalie répétée devient difficile à expliquer en fin de mois. Il faut rapprocher les documents tant que la livraison reste fraîche dans les mémoires.
Les informations à réunir
Conservez le bon de livraison annoté avec la facture correspondante. Pour chaque écart, indiquez la référence, la quantité reçue, la quantité facturée et le tarif attendu. Une photo du document signé peut faciliter le suivi interne, à condition de garder une organisation lisible par date et fournisseur.
La décision à préparer
Désignez une personne qui signale les anomalies à la réception et une autre, si possible, qui vérifie la facture avant règlement. Faites apparaître les demandes d’avoir dans une liste commune. Le comptable pourra suivre les montants encore discutés sans confondre litige commercial et simple retard de paiement.
Exemple pour votre boutique
À la réception, une référence manque mais le service commence et le bon reste sur une étagère. La facture arrive ensuite avec la commande complète. Vous retrouvez le document annoté, identifiez la ligne concernée et contactez le fournisseur avec une demande précise. Pour les livraisons suivantes, la personne qui réceptionne photographie le bon après contrôle et le place dans le dossier prévu. La vérification de facture peut alors se faire sans interrompre le laboratoire pour rechercher de mémoire ce qui était présent.
Votre prochaine étape
- Bon de livraison
- Facture correspondante
- Écart quantifié
- Demande d’avoir suivie
Exemples pédagogiques, sans résultat garanti. Les décisions comptables, fiscales, sociales ou juridiques doivent être vérifiées sur votre dossier avec le professionnel compétent.